Nytt hus med nytt dokumentsenter
– Høsten 2018 besluttet Nav å etablere ett dokumentsenter med landsdekkende funksjon for Navs administrative arkiv, forteller direktør ved Nav Økonomi stønad, Silja Ildgruben.
Dokumentsentret skal sørge for et ajourholdt arkiv for både intern og ekstern kommunikasjon i etaten. Administrativt arkiv omfatter ikke dokumenter som benyttes i dialog og saksbehandling med brukere av NAVstjenester. Eksempel på administrative dokumenter er blant annet NAVs kommunikasjon med departementer og andre offentlige myndigheter, i tillegg til interne utredninger og prosesser.
– Nav innfører samtidig et saksbehandler-, sak- og arkivsystem som er elektronisk. Målet er å få all dokumentasjon elektronisk slik at vi imøtekommer de lovkravene som er knyttet til dokumentforvaltning i offentlig sektor, sier Ildgruben.
VERDIFULLT MILJØ
Våren og sommeren 2019 har de forberedt, opplært og rekruttert folk for oppstart 9. september.
– Mot utgangen av 2019 vil det være 32 nye stillinger i dokumentsenteret. Det er gjort både interne og eksterne rekrutteringer.
– Mye skal på plass når vi nå skal bistå hele etaten med å ta i bruk det nye, elektroniske sak-og arkivsystemet. Vi starter også raskt oppgaven med å kartlegge omfanget av det fysiske administrative arkivet i NAV. Noe skal kasseres, noe skal tas vare på og noe skal digitaliseres. I løpet av de neste årene vil vi gradvis overta ansvaret for hele dokumentforvaltningen i etaten og etter hvert også ansvaret for fysisk administrativt arkiv. Det er estimert et behov for noen flere stillinger når dokumentsentret er fullt utbygd i løpet av 2021.
– Vi har hatt et veldig godt samarbeid med Kunnskapsparken Helgeland og Campus Helgeland som har klart å få OsloMET til å etablere studiet for Arkivdanning og arkivsystem her på Mo i høst.
Studiet har fått stor interesse, også av SI, Nasjonalbiblioteket og Brønnøysundregistrene.
– Det er en type kompetanse som vi i regionen har bruk for, spesielt i offentlige sektor. Det å få det hit erkjempebra.
DET STORE DIGITALISERINGSLØPET
Nav Økonomi i Mo i Rana har vært god på å ta imot nye oppgaver og bygge ny kompetanse, samtidig som de effektiviserer på økonomiområdet.
– Vi forbereder oss på fremtiden der flere arbeidsprosesser blir digitalisert. Dette betyr at det blir behov for færre hender for å gjøre manuelle arbeidsoppgaver. Med dokumentsenteret kan vi tilby ny kompetanse og nye arbeidsoppgaver uten å få overtallige medarbeidere. Det er viktig for oss å være god på effektivisering og digitaliseringsprosesser. Vi vet at det er slik det blir i fremtiden. Vi trenger færre medarbeidere på økonomiområdet. Kombinasjonen av at vi bygger opp noe nytt samtidig som vi effektiviserer, er nok en viktig begrunnelse for at det var en klok beslutning å legge dokumentsenteret hit. Så skal det sies at mange står i like prosesser, men vi trakk det lengste strået.
– Vi er en av de enhetene i NAV som har kommet lengst på å ta i bruk ny teknologi som robotisering og robotteknologi for å effektivisere manuelle prosesser. Digitaliseringen av offentlig sektor er i full gang og den treffer også oss i NAV. Det er derfor viktig at vi selv tar grep og forbereder oss på de store omstillingene som kommer.
DRIVER UTVIKLINGEN FREMOVER
Et av Ildgrubens argumenter for å få dokumentsentret til Rana, var at Rana har mange, gode ressurser og mye kompetanse som man kunne dra nytte av i etableringen av det nye dokumentsentret.
– Det er flott å erfare at vi har synergier av sterke og gode fagmiljøer. I offentlig forvaltning er vi i en epoke med stadige omstillinger. Omstillingstakten er raskere enn noen gang. Det er krevende for en organisasjon og krevende for medarbeiderne. Men fagfolkene ser selv mulighetsrom og kommer med de gode løsningene. Det skal de ha ros for og derfor lykkes vi godt med de endringene vi står i.
Dokumentsentret skal sørge for et ajourholdt arkiv for både intern og ekstern kommunikasjon i etaten. Administrativt arkiv omfatter ikke dokumenter som benyttes i dialog og saksbehandling med brukere av NAVstjenester. Eksempel på administrative dokumenter er blant annet NAVs kommunikasjon med departementer og andre offentlige myndigheter, i tillegg til interne utredninger og prosesser.
– Nav innfører samtidig et saksbehandler-, sak- og arkivsystem som er elektronisk. Målet er å få all dokumentasjon elektronisk slik at vi imøtekommer de lovkravene som er knyttet til dokumentforvaltning i offentlig sektor, sier Ildgruben.
VERDIFULLT MILJØ
Våren og sommeren 2019 har de forberedt, opplært og rekruttert folk for oppstart 9. september.
– Mot utgangen av 2019 vil det være 32 nye stillinger i dokumentsenteret. Det er gjort både interne og eksterne rekrutteringer.
– Mye skal på plass når vi nå skal bistå hele etaten med å ta i bruk det nye, elektroniske sak-og arkivsystemet. Vi starter også raskt oppgaven med å kartlegge omfanget av det fysiske administrative arkivet i NAV. Noe skal kasseres, noe skal tas vare på og noe skal digitaliseres. I løpet av de neste årene vil vi gradvis overta ansvaret for hele dokumentforvaltningen i etaten og etter hvert også ansvaret for fysisk administrativt arkiv. Det er estimert et behov for noen flere stillinger når dokumentsentret er fullt utbygd i løpet av 2021.
– Vi har hatt et veldig godt samarbeid med Kunnskapsparken Helgeland og Campus Helgeland som har klart å få OsloMET til å etablere studiet for Arkivdanning og arkivsystem her på Mo i høst.
Studiet har fått stor interesse, også av SI, Nasjonalbiblioteket og Brønnøysundregistrene.
– Det er en type kompetanse som vi i regionen har bruk for, spesielt i offentlige sektor. Det å få det hit erkjempebra.
DET STORE DIGITALISERINGSLØPET
Nav Økonomi i Mo i Rana har vært god på å ta imot nye oppgaver og bygge ny kompetanse, samtidig som de effektiviserer på økonomiområdet.
– Vi forbereder oss på fremtiden der flere arbeidsprosesser blir digitalisert. Dette betyr at det blir behov for færre hender for å gjøre manuelle arbeidsoppgaver. Med dokumentsenteret kan vi tilby ny kompetanse og nye arbeidsoppgaver uten å få overtallige medarbeidere. Det er viktig for oss å være god på effektivisering og digitaliseringsprosesser. Vi vet at det er slik det blir i fremtiden. Vi trenger færre medarbeidere på økonomiområdet. Kombinasjonen av at vi bygger opp noe nytt samtidig som vi effektiviserer, er nok en viktig begrunnelse for at det var en klok beslutning å legge dokumentsenteret hit. Så skal det sies at mange står i like prosesser, men vi trakk det lengste strået.
– Vi er en av de enhetene i NAV som har kommet lengst på å ta i bruk ny teknologi som robotisering og robotteknologi for å effektivisere manuelle prosesser. Digitaliseringen av offentlig sektor er i full gang og den treffer også oss i NAV. Det er derfor viktig at vi selv tar grep og forbereder oss på de store omstillingene som kommer.
DRIVER UTVIKLINGEN FREMOVER
Et av Ildgrubens argumenter for å få dokumentsentret til Rana, var at Rana har mange, gode ressurser og mye kompetanse som man kunne dra nytte av i etableringen av det nye dokumentsentret.
– Det er flott å erfare at vi har synergier av sterke og gode fagmiljøer. I offentlig forvaltning er vi i en epoke med stadige omstillinger. Omstillingstakten er raskere enn noen gang. Det er krevende for en organisasjon og krevende for medarbeiderne. Men fagfolkene ser selv mulighetsrom og kommer med de gode løsningene. Det skal de ha ros for og derfor lykkes vi godt med de endringene vi står i.
Medlemsprofiler
